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Copas Nacionales Parte I


En Sportwey hemos tendio la suerte de poder trabajar en al menos 40 copas a nivel nacional y hemos aprendido mucho de los errores que hemos cometido y por ninguna razón queremos que alguien más los vuelva ha cometer, por eso decidimos realizar este post. Te platicaremos los puntos claves que necesitas para organizarla de la mejor manera y más importante aún, cómo no cometer errores graves.

Es importante que antes de seguir leyendo, estes consciente de dos puntos.

1.- Una cosa es organizar un torneo en una liga deportiva y otra muy diferente es crear una copa nacional que busca reunir muchos más participantes en un fin de semana.

2.- La inversión de dinero y recursos que hagas en el evento, resultará exponencial en la satisfacción de los participantes. En términos más prácticos, organizar un evento nacional con poco presupuesto y poco equipo tiene como destino el fracaso.

Calendario

Por lo general las copas deportivas se juegan por las mismas fechas, días de asueto (puentes) y en vacaciones estudiantiles, por tal razón seguramente tendrás que competir contra otros eventos.

Puedes visitar esta página para encontrar los días de asueto en México consultar calendario. Solo faltaría agregar las vacaciones de las escuelas, con eso podemos buscar las fechas disponibles con al menos 3 días consecutivos.

Si en tu caso organizas el evento para niños y jóvenes menores de 18 años, te recomendamos realizarlo en alguno de los puentes y no en vacaciones, existe una mayor probabilidad que las familias organicen sus viajes en vacaciones y no asuetos.

Ventaja geográfica y entidades públicas

Uno de los mayores provechos que puedes obtener al organizar un evento nacional, es precisamente el lugar donde se realizará.

Si tú fueras el dueño de un salón de fiesta, te encantaría tener fiesta de las celebridades ahí, cierto? Lo mismo sucede con el gobierno y cualquier entidad pública sujeta a un estado o municipio. Estas organizaciones buscan incentivar el crecimiento de la comunidad constantemente y una de las mejores maneras es con eventos donde personas de diferentes estados puedan visitarlos.

Es importante entender donde está el beneficio de este tipo de entidades, pues no esperes tener un incentivo económico, sería casi imposible conseguirlo. Sin embargo los contactos que te pueden presentar desde instalaciones deportivas, hoteles y transportes puede ayudarte más de lo que imaginas para robustecer el evento y acelerar las negociaciones.

Redes Sociales

Uno de los mayores problemas que encontramos en varios organizadores es precisamente la forma en que utilizan las redes sociales, podemos pensar que entre más plataformas utilicemos, mayor oportunidad tendremos y más mercado podremos abarcar, la realidad es que no funciona de esta manera. Incluso hacerlo sin un plan puede ser contraproducente.

Te recomendamos revisar los siguientes puntos:
  • Utiliza de forma apropiada los canales de cada red social.
    Facebook: Noticias y novedades
    Instagram: Imágenes y experiencias
    Twitter: Noticias

    Entre menos canales de comunicación, menos trabajo tendrás que hacer y menos problemas tendrás al momento de publicar información.
  • Utiliza el mismo logotipo en tu perfil de cada red social.
  • Implementa una estrategia de marketing en redes sociales, utilizando los recursos gráficos de tu copa. Por lo general busca que la imagen que se vaya a publicar en los anuncios tenga al menos un campo visual del 85% y un 15% al texto.
  • Facebook sigue siendo el mayor sitio con usuarios activos, sin embargo Instagram tiene la mejor efectividad al momento de realizar campañas.
  • Whatsapp no es una red social y recomendamos que no utilices este medio para compartir información, debido a que generarías más canales de comunicación cuando no deberías.
  • Ganar seguidores es super importante, pues serán clientes potenciales en tus siguientes eventos.
  • Si vas a utilizar una cuenta regresiva (countdown) para el inicio del evento, deberías de publicarlo únicamente en las historias y no en el muro o en tu galería de imágenes.

Publicar convocatoria

Estos son algunos de los puntos claves que deberás considerar.
  • Invierte el recurso necesario para crear un póster de convocatoria.
  • Los mejores eventos contratan agencias creativas y diseño para generar los recursos gráficos necesarios para todo el evento (logotipos, póster, premiación, mantas, redes sociales, convocatorias, etc).
  • La convocatoria no debería de contar con información tan estructurada como reglamentos o formas de pago, incluso en ocasiones puedes omitir el costo de las inscripciones. Recuerda que lo ideal es que esta información capture la atención de los participantes para posteriormente buscar mayor información.
  • Asegurate de tener en tus redes sociales los números y horarios de contacto correctos.
  • Las convocatorias serán compartidas y vistas más por dispositivos móviles que por una computadora, utiliza un diseño que se pueda adecuar mejor a eso.


  • Mala convocatoria
    Buena convocatoria

Inscripciones abiertas

  • Una estrategia recomendada para incentivar la pronta inscripción de los participantes es manejarlo por fases.
    Fase 1. $7,500 MXN
    Fase 2. $9,500 MXN
    Fase 3. $10,500 MXN
  • Es de suma importancia que antes de recibir el pago por inscripción, los participantes conozcan los términos y condiciones de la copa.
  • Mantén los procesos establecidos para cada momento de la inscripción de los participantes.
  • Cuenta con una persona que se encargue de la conciliación de pagos en caso de no contar con tu propio sistema automatizado.
  • Envía un mensaje de preferencia por correo, donde se le notifique al participante que inscripción completa y la bienvenida a tu evento. Enviar una imagen personalizada es lo más recomendado pues sirve tanto para publicidad interna como para que los mismos participantes se involucren más.



    Imagen de bienvenida generada en Sportwey.

Copas en Sportwey.

En Sportwey hemos visto cómo estos eventos han ido creciendo conforme a participantes, lo cual nos ha puesto a desarrollar funciones especificas y esenciales para ellos.

Funciones que abarcan desde la parte de convocatorias e inscripciones, pagos y finanzas, inclusive apartados especiales para patrocinadores. Todo esto con la finalidad de reducir el trabajo de los organizadores y mejorar definitivamente la experiencia con sus participantes.

Si te interesa conocer un poco más afondo en lo que te podemos apoyar puedes visitar este sitio aprender más sobre copas en Sportwey.
Este tema es mucho más grande de lo que imaginamos en un principio por lo tanto platicaremos algunas cosas a grandes rasgos y otras las dejaremos para otros post. Si te interesa conocer más sobre esto, te invitamos a registrarte a nuestro botín semanal o bien crear tu cuenta para estar enterado de todas las actualizaciones y recomendaciones.
7 de Abril 2020

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