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Primero lo primero

Hay una gran cantidad de errores que hemos podido encontrar al momento que un organizador busca patrocinadores para sus eventos. Por esa razón hemos decidido escribir este artículo para explicar un poco el cómo funcionan los patrocinios deportivos y como poder negociar alguno.

Mitos y realidades

Mitos
  • Necesito un gran número de participantes para conseguir patrocinadores.
  • Es necesario tener un contacto dentro de la empresa para asegurar el proceso.
  • Necesito contar con otras ediciones para garantizar mi evento.
Realidad
  • Se necesita un plan para poder conseguir patrocinadores.
  • Hay que invertir tiempo y esfuerzo en presentar la información.
  • Tendrás un "Si" por cada dieciocho "No".

Lo que te vamos a presentar es un proceso el cual hemos ido mejorando con el tiempo y que a la fecha nos ha generado los mejores resultados al momento de sumar nuevas marcas a nuestros eventos.
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Presentación Corta

Salvo seas la Champion League, tendrás que picar piedra y buscar por tu cuenta posibles marcas. En este negocio antes de poder pedir es necesario ofrecer primero, por lo tanto sería agradable tener algo bueno que presentar.

Primero necesitaremos crear nuestra presentación corta. Crea una pequeña presentación en formato PDF no mayor a 5 diapositivos con la siguiente información.
  • Logotipo
  • Información General (Nombre, ubicación, deporte, fechas).
  • Lo que hace diferente tu evento.
  • Lo que le puedes ofrecer a las marcas de forma general(no precios, no planes).
  • Datos de Contacto.
Es increíblemente importante que la presentación sea en formato PDF, con un diseño agradable (son 5 diapositivas, invierte tiempo en un buen diseño por favor) y que sea lo más ligera posible para que los correos no lo detecten como SPAM o malicioso, recuerda que los correos de las empresas tienden a tener reglas donde recibir un correo de un desconocido mayor a 5mb puede ser bloqueado.

En esta presentación no estaremos buscando cerrar un contrato de forma rápida, lo que buscamos captar el interés de las marcas para seguir platicando con ellos.

Encontrar prospectos

Lo siguiente es conseguir los prospectos (leads) a contactar para enviarles nuestra presentación de introducción.
Nuestra meta es poder tener el mayor número de llamadas o reuniones

Crea una lista de prospectos clasificándolos por el tipo de patrocinio que buscas, Ej. Hidratación, Premiación, Equipamiento, etc. Nosotros recomendamos tener al menos 8 diferentes marcas por cada tipo que busquemos. Al final deberías tener una gran lista con cómo la siguiente.

Empresa Puesto Persona Tipo Patrocinio Teléfono / Correo
Empresa 1 Director Eventos Laura Garza Hidratación laura@mail.com
Empresa 2 Marketing Eventos Juan Perez Premiación juan@mail.com

El mejor lugar para buscar el contacto de las marcas es por medio de linkedin pues puedes encontrar el puesto y nombre de la persona que se encarga de los patrocinios de forma rápida. Seguramente será necesario que trabajes en tu perfil propio de linkeid para que no parezcas un completo desconocido al momento de conectar con la persona.

Ya sea por correo electrónico o por chat, hay tener una buena forma de presentarnos, ya que a nadie le gusta lidiar con vendedores y no seremos la excepción si lo hacemos mal.

Nada de lo que hemos hecho hasta ahora funcionara si mandas un correo de esta forma.
"Hola, actualmente estamos buscando alianzas estratégicas que quieran sumarse a nuestro proyecto, serían tan amables de ver esta presentación o si no es con usted, poder conectarnos con la persona encargada de patrocinios.

Una buena forma de presentarnos es siendo breves y hacerlo más natural, recuerda que estamos platicando con una persona no un robot.
"Hola Roberto, soy Tadeo González, soy uno de los organizadores de X evento.
Creo que tenemos algo que te podría ser de interés para ti y tu empresa,
te comparto esta pequeña presentación y sería estupendo tener una llamada más tarde."

Primer llamada

Ahora que logres tener una llamada o reunión con la persona encargada ya se pone más interesante el asunto pues es momento de negociar sin antes ofrecerle nada de por medio.

Esto es una estrategia plenamente de negociación y se basa en los principios de uno de los mejores libros que existen para simpatizar a las personas (Como ganar amigos e influir en las personas de Dale Carnegie). Es sumamente importante que en la primer llamada puedas escuchar lo más que puedas a la persona, cuando hablamos no aprendemos, cuando escuchamos si. Aprende lo más que puedas sobre sus intereses, el tiempo que lleva en la empresa, que es lo que interesante de su trabajo y en que otros eventos han estado participando. Pero ¿Cómo lo podemos hacer?, llevando la conversación de nuestra parte.

"Hola Roberto, ¿cómo estas?, primero que nada gracias por tomarte el tiempo de la llamada, prometo no quitarte mucho tiempo, quería conocernos un poco más para ver si podemos colaborar en un futuro vale?"

BOOM!, simple, rápido y tú empiezas por hacer las preguntas. Cuando sea tu turno de platicar, recuerda explicar tu servicio conforme al círculo dorado de Simon Sinek.

  • ¿Por qué haces el evento?
  • ¿Cómo vas a hacer el evento?
  • ¿Qué vas a hacer? (Un Evento)

Terminando de explicar lo que están haciendo no es necesario alargar más la conversación, es suficiente por ahora.

Al igual que en los fondos de inversión, programas de apoyo del gobierno, las marcas tienen una tesis que define los principios en los cuales puede invertir como patrocinador. Entre más apegado estes con eso menos probabilidad de rechazo tendrás.

Hora de ofrecer

Lo siguiente es poder armar una presentación con los planes que estas ofreciendo a las marcas con su determinado alcance y acciones a realizar de forma clara y transparente. Esta presentación de igual forma en formato PDF, deberá de tener la misma información que la presentación corta, más los planes y beneficios que tiene cada uno de ellos.

La siguiente información es fundamental para las marcas.

  • Cantidad de Participantes.
  • Nivel socio económico de los participantes.
  • Rango de edades de los participantes.
  • Ciudades y estados de donde te visitarán.
  • Duración aproximada del evento.
  • Canales de comunicación que utilizarás (Facebook, Instagram, Twitter, Sitio Web)
  • Experiencia e información del equipo organizador.

Si bien cada marca puede tener tesis diferentes lo que hemos encontrado es que la mayoría busca eventos que puedan conectar lo más posible con sus participantes y no tanto el número de participantes.

Conclusión

Este proceso no es para nada corto o rápido de hacer, pero es en nuestro caso lo más efectivo. Es un trabajo que te tomará mucho tiempo, por eso es que existen empresas dedicadas exclusivamente a este mercado.

Recomendamos que lo más importante al principio es establecer una relación más casual que de negocios, pues hay una posibilidad enorme que decidan no ser patrocinador en el que tenemos en puerta pero seguramente lo volverás a ver en algún otro momento para algún otro.

Para las personas que no cuentan con mucha experiencia en este mercado, es mejor empezar por marcas más accesibles como lo son las bebidas energéticas, que ya cuentan con procesos muy establecidos para los eventos deportivos. Ir sumando estas marcas a tu evento te dará un mayor nivel de confianza con otras marcas.

  • Crea una presentación corta de tu evento.
  • Genera una lista de posibles patrocinadores.
  • Ten un primer contacto para conseguir una llamada o reunión.
  • Construye una relación de interés en la primer llamada.
  • Empieza a negociar tu evento.
  • Cierre.

Si actualmente organizas tus eventos en Sportwey platica con nosotros, seguramente te podemos apoyar con facilitar y acelerar el proceso con algunos patrocinadores. El utilizar nuestra plataforma les representa a los patrocinadores una mayor transparencia y seguimiento a tus eventos por lo cual debería de ser más sencillo conseguir alguna marca interesada en tus eventos.

Correo que se manda de forma automática a los patrocinadores de tus eventos por Sportwey.


10 de Abril 2020

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