Organizar un torneo

En Sportwey hemos ayudado a organizar más de 4,000 mil torneos deportivos de diferentes disciplinas y si algo entendemos muy bien es que organizarlo puede ser más simple de lo que imaginas, sin embargo lograr una buena experiencia en los participantes es lo más importante y lo que más trabajo cuesta.

Tipo de Torneo Si bien existen diferentes tipos de torneos, vamos a ver el caso de dos torneos en particular, los torneos por temporada y los relámpagos. Ambos con diferente funcionamiento pero el mismo propósito de encontrar el equipo campeón.

Los participantes Consigue la mayor información de cada uno de los participantes, incluso detalles como su dirección, número celular, etc. Esto con la finalidad de poder saber quién es la persona que está compitiendo en tu torneo.

El tener la información de los participantes te permitirá saber quien será el responsable en caso de que exista algún detalle en tus partidos como por ejemplo alguna pelea o bien en caso de que exista un accidente poder dar información sobre la persona.

Una liga de Fútbol Americano en Tuxtla por ejemplo les solicita a los jugadores saber el tipo de sangre al que pertenecen en caso de que exista un accidente poder entregar esa información de forma rápida a los paramédicos.

Las inscripciones Especifica claramente tus términos y condiciones a los participantes antes que se inscriban a tu torneo.

Si bien pocas personas leen este tipo de cosas, es sumamente importante que sean consciente de lo más importante de tus torneos. Estos son unos de los ejemplos más comunes.

El equipo que inicie o provoque una pelea será expulsado y llevado a las autoridades correspondientes.

La liga no se hará responsable de cubrir los gastos médicos en caso de existir un accidente.

Aquellos equipos que no hayan cubierto el costo de la inscripción no podrán jugar.

El uniforme es obligatorio para la tercer jornada

Si bien estos ejemplos son muy burdos, pueden evitar malentendidos e incluso demandas por parte de los participantes.

Igualmente una buena práctica es poder evitar el recibir efectivo directamente para el pago de la inscripción al torneo. El recibir un pago referenciado o bien por oxxo permite tener un registro en la cuenta de banco lo que nos puede servir para validar la información de los pagos.

Actualmente hay muchos servicios que permiten recibir pagos en línea por tarjeta de crédito o bien por oxxo para llevar el control. Dentro de Sportwey puedes tener este servicio y puedes consultar la información recibir pagos de mis torneos.

Las Instalaciones Las instalaciones donde se llevará acabo tu torneo hablarán mucho más de ti de lo que imaginas. Si bien nunca contaremos con las instalaciones que quisiéramos para nuestros torneos, puedes mejorar la experiencia simplemente con información de interés.

Al momento de realizar una convocatoria para los equipos da el detalle de todo lo que tiene y puedan hacer en las instalaciones.

Ejemplo:

Estacionamiento gratuito con vigilancia.

Tiendita con venta de snack y refrescos.

Césped natural.

Alumbrado.

Palapa para eventos.

Gradas para los espectadores.

Se permite el consumo de bebidas alcohólicas solamente en la palapa.

Evita realizar algún encuentro si la instalación puede dañar la integridad de los participantes. Si bien algunos participantes no hablarán lo mucho que le gustan tus instalaciones, si en algún momento llegan a tener un accidente por esta situación, nunca dejarán de hablar mal de tu torneo.

Esto es una realidad de nuestro comportamiento como humanos, preferimos hablar mal de algo que nos sucedió, que de algo positivo cuando todo está bien.

El arbitraje Tener un buen equipo de árbitros puede ser más importante que tener una buena instalación. Por más increíble que parezca los árbitros pueden crear una buena, mala o pésima experiencia en los partidos.

Si bien los árbitros no pueden evitar una pelea entre equipos o los constantes insultos que reciben, pueden promover junto con la liga un tema de cultura de amistad y compañerismo. Para esto es importante que el árbitro se presente un par de minutos antes y platique con los capitanes de cada equipo incluso de preferencia con los entrenadores y el resto del equipo. Explicando de forma muy simple que buscan un juego limpio y amistoso.

Un estudio reciente de la universidad de Miami demostró que si los equipos que van a competir llegan a recibir una plática breve del árbitro, esto podría reducir un 30% las probabilidades de que ambos equipos comiencen a llevar el encuentro a un nivel de agresión.

Rol de Partidos Lo mejor al momento de generar el rol de partidos es hacerlo para toda la temporada, sin embargo es complicado debido a que muchos equipos o participantes tienen condiciones especiales para poder participar. En este caso lo más normal es hacerlo por jornada (por semana).

Al momento de generar un rol por jornada ten en cuenta estos factores.

Genera los roles con al menos 5 días de anticipación para que los equipos puedan organizarse.

En el caso que el torneo sea relámpago, asigna el rol de todo el torneo completo al menos una semana antes del evento.

Ten en cuenta un día y horario en específico, un ejemplo puede ser todos los viernes a las 4:00 p.m.

Especifica la cancha o la instalación donde se llevará a cabo el encuentro.

Comunicación La mayoría de los organizadores que utilizan Sportwey llegan por un problema que han tenido por la forma de comunicar su información con los participantes.

Uno de los problemas más comunes es pensar que entre más canales de comunicación puedas tener con tus usuarios es mejor. Y los organizadores empiezan a crear sus cuentas en twitter, instagram, facebook, whatsapp, sitios web, etc. Esto es un gran problema pues son muchas partes donde la información debería ser actualizada continuamente.

En el caso de no contar con una herramienta profesional de trabajo o un gran equipo para organizar el torneo lo mejor es solo utilices uno o máximo dos canales de comunicación.

Esta es una de las grandes ventajas de Sportwey, de un mismo lugar donde llevas la administración puedes exportar la información para diferentes plataformas de forma rápida y segura.

Muchos organizadores tienden a crear grupos de whatsapp con los capitanes o encargados de los equipos participantes. Si bien es algo que puede resolver el problema de igual forma lo puede empeorar si no se tiene cuidado.

Algunas prácticas que te ayudarán

Trata de bloquear la conversación en el chat para todos excepto para ti durante la inactividad del chat.

Seguramente tendrás más de un torneo por lo cual estarás creando múltiples grupos de whatsapp, asigna el nombre de la categoría al grupo. Procura que sea rápido de entender y no utilices la misma imagen en los grupos.

Procura ser lo más constante en horarios para publicar información.

Conclusión Si bien todo esto fueron solo recomendaciones, creemos que un común denominador entre los administradores de grandes torneos es su constante preocupación por que los participantes tengan una buena experiencia en cada una de sus actividades.

Toma tiempo crear una buena referencia en el mundo deportivo y más cuando existe una mayor competencia de organizadores. Sin embargo un consejo que podrías tomar muy en cuenta sería:

Enfocarte en muy pocas cosas y que estas cosas salgan muy bien.

Tratar de dar un valor agregado antes de enfocarte en lo más importante de tus torneos es algo que te puede costar muy caro y en ocasiones prestigio.